Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 17 august 2026 · Versiune document: confidentialitate-v4-2026-08

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm prin eBaza, în ce scop, pe ce temei legal și ce drepturi ai. Colectăm datele necesare pentru a-ți verifica vehiculul, a-ți trimite notificările de expirare și, dacă folosești aceste funcții, a gestiona istoricul de Service & costuri pe baza documentelor pe care le încarci. Nu vindem și nu închiriem datele tale, nu le furnizăm rețelelor publicitare și nu le folosim pentru urmărire publicitară între site-uri. În funcție de tipul obligației și data expirării, putem afișa în eBaza sau include în memento-uri linkuri contextuale către servicii relevante, inclusiv alte produse Sunergos. Dacă te abonezi separat la newsletter, folosim adresa indicată pentru a-ți trimite ghiduri și noutăți despre eBaza și produsele Sunergos până când te dezabonezi.

Operatorul de date

Serviciul eBaza este operat de SUNERGOS IT SRL, cu sediul social în Strada Martir Marius Ciopec nr. 18, sc. C, et. 3, ap. 16, Timișoara, județul Timiș, cod poștal 300737, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2017003311350, CUI RO 38045891. Pentru orice întrebare legată de datele tale ne poți contacta la office@sunergos.ro.

Despre serviciu

eBaza este în prezent în Beta și este oferit gratuit. Nu procesăm date de plată (card sau cont bancar) cât timp serviciul este gratuit.

Ce date colectăm și în ce scop

Date de cont și autentificare — nume, adresă de e-mail, starea verificării adresei și, în funcție de metoda aleasă, număr de telefon, imagine de profil și identificatori ai furnizorului de autentificare. Parola este păstrată numai sub forma unei amprente criptografice (hash), nu în clar. Prelucrăm și tokenuri de sesiune, verificare sau resetare și, dacă alegi Google, datele tehnice OAuth necesare conectării contului, inclusiv permisiunile și tokenurile furnizate. Pentru conturile create cu telefon putem genera un identificator intern de tip adresă de e-mail, necesar funcționării tehnice a contului.
Date pentru newsletter — adresa de e-mail și data abonării, dacă alegi formularul separat de newsletter. Abonarea este opțională și nu condiționează crearea sau folosirea contului eBaza.
Date despre vehicul — numărul de înmatriculare și, unde este disponibilă, seria de șasiu (VIN), împreună cu detalii tehnice (marcă, model, an, combustibil), pentru a identifica vehiculul și a verifica obligațiile.
Date despre obligații și polițe — starea, perioada de valabilitate și datele de expirare pentru RCA, ITP și rovinietă, asigurătorul, sursa și data verificării și, atunci când le primim, identificatorul poliței RCA, prima și data emiterii. Acestea stau la baza afișării stării, a notificărilor și a linkurilor contextuale relevante pentru obligația respectivă.
Documente și date de Service & costuri (doar dacă folosești această funcționalitate) — imaginile sau PDF-urile pe care le încarci (facturi, bonuri fiscale — de exemplu de combustibil sau ITP — ori alte documente auto), numele, tipul și dimensiunea fișierului, conținutul și rezultatul OCR, precum și date precum tipul și numărul documentului, furnizorul sau atelierul, data, kilometrajul, costurile, lucrările și notițele salvate de tine. Documentele pot conține și alte date personale prezente în ele. Când sistemul poate identifica datele cu suficientă încredere, acestea pot fi aplicate automat în istoric; altfel le poți verifica înainte de salvare. Fișierele sunt stocate privat pe serverul utilizat de noi sau în Cloudflare R2, în funcție de configurația activă, și nu sunt publice.
Preferințe de notificare — ce obligații urmărești (RCA / ITP / rovinietă), eventualele alerte de întreținere și canalele alese (e-mail / push).
Date pentru notificări push — endpoint-ul furnizat de browser, cheile tehnice de criptare, informații despre browser și momentele activării sau dezactivării abonamentului.
Dovezi privind opțiunile și acordurile tale — în funcție de funcționalitate, putem înregistra acțiunea efectuată, momentul, versiunea textului afișat și, pentru acceptarea Termenilor și condițiilor și a politicii de confidențialitate la crearea contului, precum și pentru abonările la memento-urile de expirare, adresa IP și User-Agent-ul. Nu toate fluxurile păstrează aceleași elemente de audit.
Date tehnice și de securitate — date de sesiune (cookie de autentificare), adresa IP, User-Agent-ul, identificatori tehnici, chei de cache și informații despre cereri, folosite pentru autentificare, prevenirea abuzurilor și limitarea numărului de cereri.
Date de utilizare și diagnostic — paginile accesate, evenimentele funcționale, sursa vizitei, informații despre browser și dispozitiv, adresa IP și, pentru unele acțiuni autentificate, identificatorul intern al contului. Rapoartele de eroare și jurnalele operaționale pot include contextul tehnic și, dacă apar în mesajul diagnostic, adresa de e-mail sau numărul de înmatriculare. Folosim aceste date pentru statistici, securitate, depanare și îmbunătățirea serviciului, nu pentru publicitate.
Comunicări — datele de contact și conținutul mesajelor pe care ni le trimiți, precum și notificările operaționale interne necesare monitorizării creării conturilor, soluționării unei cereri sau investigării unei erori.

Cum verificăm datele de expirare

eBaza include un sistem intern care monitorizează automat datele de expirare pentru RCA, ITP și rovinietă, verificându-le în surse publice oficiale — baza de date a asigurătorilor (AIDA), Registrul Auto Român (RAR) pentru ITP și eRovinieta / CNAIR pentru rovinietă. Pentru identificarea vehiculului (de exemplu VIN) putem folosi și un serviciu specializat de căutare după număr de înmatriculare (CheckReg). În funcție de sursă, transmitem numărul de înmatriculare, VIN-ul sau seria CIV, data de referință și datele tehnice necesare rezolvării captcha. Verificarea servește afișării stării vehiculului, actualizării istoricului și trimiterii notificărilor.

Pentru că informațiile din sursele publice pot fi uneori incomplete sau neactualizate, îți permitem să introduci sau să corectezi manual datele de expirare direct din panou. Datele obținute automat au caracter informativ. În caz de neconcordanță, verifică documentele tale și confirmă informația direct în registrul oficial relevant.

Temeiul legal

Consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR) — pentru trimiterea notificărilor de expirare prin e-mail și push și, unde este cazul, pentru alertele de întreținere, precum și pentru newsletter, dacă te abonezi separat.
Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR) — pentru crearea și administrarea contului, autentificarea (inclusiv SMS și SSO), înregistrarea și verificarea datelor despre vehicule, afișarea obligațiilor și gestionarea documentelor de Service & costuri pe care le încarci.
Interesul legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR) — pentru securitatea serviciului, prevenirea abuzurilor, monitorizarea erorilor, jurnalele operaționale și măsurarea utilizării, precum și pentru afișarea în serviciu a unor linkuri contextuale relevante pentru starea obligațiilor, în interesul nostru de a menține serviciul sigur, funcțional și relevant și de a face cunoscute serviciile conexe.
Obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR) — pentru păstrarea dovezilor necesare demonstrării conformității și îndeplinirii obligațiilor care ne revin.

Poți retrage separat consimțământul pentru memento-uri, push, alertele de întreținere sau newsletter. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior și nici funcțiile de bază ale contului care se întemeiază pe executarea contractului. Memento-urile sunt dezactivate implicit și le activăm numai dacă le selectezi.

Datele de identificare cerute de metoda de autentificare aleasă sunt necesare pentru crearea și folosirea contului; fără ele nu putem furniza autentificarea. Numărul de înmatriculare este necesar numai dacă alegi să adaugi și să verifici un vehicul. Furnizarea VIN-ului, încărcarea documentelor, activarea memento-urilor prin e-mail sau a notificărilor push, folosirea autentificării cu telefon sau Google și abonarea la newsletter sunt opționale, în funcție de funcțiile pe care alegi să le folosești.

Canale de notificare și autentificare

E-mail — mesaje trimise la adresa contului tău eBaza pentru verificare, resetarea parolei și memento-uri de expirare sau întreținere. Mesajele de newsletter sunt trimise numai la adresa înscrisă separat în formularul de abonare.
Push — prin aplicația web (PWA), doar dacă accepți notificările în browser/dispozitiv. Poți retrage permisiunea oricând din setările browserului.
SMS — doar pentru autentificarea cu telefon (cod OTP). Nu folosim SMS pentru memento-uri de expirare în această etapă.

Notificările de expirare sunt trimise, de regulă, cu 30, 7 și 1 zi înainte de termen.

Autentificare în alte aplicații Sunergos

eBaza poate funcționa ca furnizor de autentificare (SSO / OpenID Connect) pentru alte produse Sunergos pe care le folosești (de exemplu asigurareauto.ro). În acest caz, partajăm datele de identitate incluse în permisiunile autorizate — de regulă identificatorul contului, numele, adresa de e-mail și, după caz, imaginea de profil — nu numărul de înmatriculare, VIN-ul, documentele încărcate sau istoricul de service. Fiecare aplicație prelucrează ulterior datele conform propriei politici de confidențialitate.

Dacă din eBaza accesezi un link către asigurareauto.ro pentru încheierea sau reînnoirea unei polițe RCA, transmitem în URL numărul de înmatriculare și parametri tehnici de atribuire de tip UTM, pentru a precompleta formularul. Transferul are loc numai după ce alegi să accesezi linkul. Nu transmitem prin aceste linkuri adresa de e-mail, numărul de telefon sau VIN-ul.

Cui dezvăluim datele

Transmitem numai datele necesare furnizorilor și serviciilor care ne ajută să operăm eBaza. În funcție de activitate, aceștia pot avea rolul de persoană împuternicită de noi sau de operator independent:

Infrastructură de găzduire — serverele pe care rulează eBaza (inclusiv baza de date SQLite pe volum local) și, când este configurat, stocarea privată a documentelor pe Cloudflare R2.
Cloudflare Email — livrarea mesajelor tranzacționale, a notificărilor și a newsletterului. Transmitem adresa destinatarului, subiectul și conținutul mesajului, care poate include linkuri de verificare sau resetare, numărul de înmatriculare, obligația și data expirării ori informații despre întreținere. Mesajele operaționale interne pot include și date de cont și contact, adresa IP, User-Agent-ul și contextul tehnic al solicitării sau erorii.
CheckReg (RegCheck), operat de Infinite Loop Development Ltd din Irlanda — căutarea datelor tehnice ale vehiculului după numărul de înmatriculare și furnizarea detaliilor vehiculului, inclusiv VIN-ul, când este disponibil.
Surse oficiale — AIDA (BAAR), RAR și eRovinieta / CNAIR, cărora le transmitem, după caz, numărul de înmatriculare, VIN-ul sau seria CIV și data de referință pentru verificarea stării RCA, ITP și rovinietei.
CapSolver — rezolvarea captcha-urilor necesare accesării unor surse oficiale de verificare. Transmitem numai imaginea izolată a captcha-ului sau parametrii publici ai paginii. Nu transmitem datele contului, numărul de înmatriculare, VIN-ul ori documentele încărcate și conținutul lor.
OCRSkill, operat în Uniunea Europeană de Formalbyte SRL din România — prelucrarea documentelor încărcate de tine (facturi, bonuri fiscale și alte documente auto), a unor imagini cu rezultate AIDA și a imaginilor captcha necesare verificărilor RAR și eRovinieta. În funcție de imagine, pot apărea numărul de înmatriculare, VIN-ul, date despre poliță sau informații din document. Folosim rezultatul numai pentru funcția solicitată.
Telnyx — trimiterea SMS-urilor de autentificare. Transmitem numărul de telefon, expeditorul și mesajul care conține codul OTP.
PostHog (instanță auto-găzduită la posthog.sunergos.ro) — monitorizarea erorilor din browser și de pe server, inclusiv stive de eroare, context tehnic și jurnale operaționale. Pe paginile publice și în panoul clientului, același script poate afișa chatul de asistență PostHog Support. Vizualizările de pagină și capturarea automată a interacțiunilor sunt dezactivate în aplicație. Nu trimitem intenționat documentele încărcate, dar jurnalele pot conține identificatorul contului, adresa de e-mail sau numărul de înmatriculare atunci când acestea apar într-un mesaj de jurnal ori în contextul unei erori.
Google — dacă alegi autentificarea Google, primim datele de profil autorizate și păstrăm datele tehnice necesare conexiunii. Separat, toate paginile eBaza încarcă fonturi de la Google Fonts, ceea ce permite Google să primească adresa IP și datele tehnice ale cererii.
Rybbit (instanță auto-găzduită, proxată prin /api/rv/ pe domeniul eBaza) — statistici și evenimente funcționale fără cookie-uri analitice. Browserul încarcă scriptul de pe domeniul eBaza; serverul nostru redirecționează datele către infrastructura analitică. Sunt prelucrate calea paginii, evenimentul, proprietățile asociate, adresa IP și User-Agent-ul la momentul recepției; pentru anumite acțiuni autentificate transmitem și identificatorul intern al contului. Datele nu sunt folosite pentru publicitate sau urmărire între site-uri.
Google Ads și Meta — doar dacă accepți cookie-urile de publicitate. Google și Meta primesc semnale de conversie (vizită, înscriere, mașină adăugată, alerte) ca să măsurăm anunțurile eBaza. Detalii în Politica de cookie-uri.
Furnizori de notificări push (browser / sistem de operare) — dacă activezi push, aceștia primesc endpoint-ul și metadatele tehnice de livrare. Conținutul notificării, care poate include numărul de înmatriculare și detalii despre obligație ori întreținere, este transmis criptat și este decriptat pe dispozitiv.
PostHog Support — numai dacă deschizi chatul de asistență afișat în site. Mesajul tău, datele de contact pe care le completezi și contextul tehnic al sesiunii sunt prelucrate pe instanța auto-găzduită posthog.sunergos.ro, același serviciu descris mai sus. Dacă ești autentificat, chatul este legat de contul tău printr-un identificator semnat, ca să poți continua conversația pe alt dispozitiv.

Putem dezvălui date și autorităților publice atunci când legea ne obligă.

Transferuri în afara SEE

OCRSkill procesează datele în Uniunea Europeană, iar furnizorul CheckReg este stabilit în Irlanda. Cloudflare și Telnyx pot prelucra anumite date în afara Spațiului Economic European; actele lor adiționale privind prelucrarea datelor, care fac parte din condițiile serviciilor folosite, includ clauzele contractuale standard pentru transferurile restricționate ( Cloudflare DPA, Telnyx DPA). Google, Meta și furnizorul browserului sau al sistemului de operare pot, la rândul lor, prelucra date în afara SEE în calitate de operatori independenți, potrivit propriilor politici și mecanismelor de transfer aplicabile. Ne poți solicita la office@sunergos.ro informații despre destinația și garanția aplicabilă unui anumit transfer.

Cookie-uri

Folosim cookie-uri esențiale pentru funcționarea serviciului — în principal cookie-ul de autentificare (sesiune), cookie-urile temporare necesare autentificării cu telefon sau Google, cele de securitate și, în fluxul de înscriere cu telefon, dovada temporară și semnată a acceptării documentelor legale. Rybbit nu setează cookie-uri analitice și nu stochează informații pe dispozitivul tău pentru măsurarea audienței. Acest lucru nu înseamnă că nu prelucrăm date: adresa IP, User-Agent-ul, pagina și evenimentele sunt procesate conform descrierii de mai sus. PostHog folosește în browser numai persistență în memorie pentru monitorizarea erorilor. Dacă deschizi chatul de asistență, browserul poate păstra local un identificator de sesiune ca să continue conversația. Cookie-urile de publicitate Google Ads și Meta se încarcă doar cu acordul tău, descris în Politica de cookie-uri.

Cât timp păstrăm datele

Datele de cont și autentificare — cât timp ai contul. Sesiunile și tokenurile au propriile termene de expirare sau pot fi revocate; înregistrările tehnice asociate pot rămâne până la curățarea periodică ori ștergerea contului.
Newsletter — până când îți retragi consimțământul sau ne soliciți ștergerea adresei din listă.
Vehicule, obligații și preferințe — cât timp păstrezi contul. Dacă dezactivezi memento-urile pentru un vehicul, obligațiile expirate sunt șterse automat după 90 de zile de la expirare.
Documente de Service & costuri și înregistrările de service și cheltuieli — până le ștergi individual din panou sau până când finalizăm o cerere de ștergere a contului. Ștergerea individuală a unui document declanșează și eliminarea fișierului din spațiul de stocare.
Dovezile privind opțiunile și acordurile — cât timp opțiunea sau abonarea este activă și, ulterior, atât timp cât este necesar pentru demonstrarea conformității, soluționarea cererilor și apărarea drepturilor, raportat la termenele legale aplicabile.
Abonamentul push — rămâne activ până când dezactivezi notificările sau endpoint-ul devine invalid. Înregistrarea poate fi marcată ca inactivă și păstrată până la curățarea periodică ori ștergerea contului.
Cache-ul tehnic de verificare și limitare a cererilor — între aproximativ 10 minute și 7 zile, în funcție de scop și sursă.
Jurnale, rapoarte de erori, date analitice și istoricul livrărilor — atât cât este necesar pentru securitate, diagnostic, măsurarea utilizării și dovedirea livrărilor. Durata diferă în funcție de sistem; acolo unde nu există un termen tehnic automat, înregistrările rămân până la curățarea operațională, până la încetarea scopului sau până la soluționarea unei cereri de ștergere aplicabile.
Comunicări și notificări operaționale interne — atât cât este necesar pentru soluționarea solicitării sau incidentului și pentru apărarea drepturilor noastre.

Expirarea tehnică a unui token, a unui job sau a unui abonament îl face inutilizabil, dar nu înseamnă întotdeauna ștergerea imediată a înregistrării; aceasta poate avea loc la curățarea periodică sau odată cu ștergerea contului.

Securitate

Folosim conexiuni criptate (HTTPS), control al accesului și limitarea numărului de cereri pentru a-ți proteja datele. Niciun sistem nu este însă complet sigur; dacă apare o breșă de securitate care îți poate afecta drepturile, vom notifica autoritatea de supraveghere și, după caz, pe tine, conform legii.

Drepturile tale

În condițiile prevăzute de GDPR, ai dreptul de acces la date, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate și opoziție. Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Poți dezactiva memento-urile din panou sau folosind linkul de dezabonare din mesajele de expirare.
Poți introduce sau corecta manual datele de expirare din panou.
Poți șterge documentele și înregistrările de Service & costuri din panou.
Pentru dezabonarea de la newsletter, ne poți scrie la adresa de mai jos.
Pentru accesul la date, exportul datelor sau ștergerea contului, scrie-ne la office@sunergos.ro. Pentru schimbarea adresei de e-mail ori a numărului de telefon asociat contului, scrie-ne la office@ebaza.ro.

Te poți opune oricând folosirii datelor tale pentru marketing direct. Pentru celelalte prelucrări bazate pe interesul nostru legitim, te poți opune din motive legate de situația ta particulară. Vom răspunde cererilor în termenele prevăzute de lege. Nu luăm decizii care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative exclusiv prin mijloace automatizate; OCR-ul și sugestiile de întreținere sunt instrumente auxiliare, iar datele pot fi verificate sau corectate.

Dacă apreciezi că ți-am încălcat drepturile, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București; e-mail: anspdcp@dataprotection.ro; web: www.dataprotection.ro.

Minori

Serviciul nu se adresează persoanelor sub 16 ani și nu colectăm cu bună știință datele acestora.

Modificări

Putem actualiza această politică. Vom publica versiunea revizuită pe această pagină, cu data actualizării. Pentru schimbări importante te vom informa prin serviciu și, dacă este posibil, prin e-mail. Dacă introducem o prelucrare nouă care necesită consimțământ, îl vom solicita înainte de a începe acea prelucrare.

Contact

Pentru orice întrebare privind datele tale: office@sunergos.ro.